Wer eine Veranstaltung organisiert, sollte genügend Zeit und Geld in die Sicherheit investieren. So werden mögliche Risiken minimiert und die Basis für ein erfolgreiches Event geschaffen.
Wer eine Veranstaltung plant, hat naturgemäß viel um die Ohren. Egal, ob Outdoor-Event mit Kindertrampolin, Lifestyle-Gala mit Sektempfang, Konzert, Lesung, Zeltfest, Straßenparade oder Mitarbeiterfeier. Leider kommt es sowohl bei kleinen, lokalen als auch bei großen, internationalen Veranstaltungen immer wieder zu Sicherheitslücken.
Die Gründe dafür können vielfältig sein. Sie reichen von technischen Fehlern über menschliches Versagen bis zu unerwartetem Schlechtwetter. Egal, ob Mini-Event oder Großveranstaltung: Es gibt einige wichtige Maßnahmen in puncto Sicherheit, die auf keinen Fall vernachlässigt werden sollten. Schließlich geht es darum, dass alle beteiligten Akteure das Event genießen können und sicher und unversehrt wieder nach Hause kommen.
Genehmigungen einholen
Um eine Veranstaltung auszuführen, müssen vorab – je nach Ausmaß, Art und Bundesland – die nötigen behördlichen Genehmigungen dafür eingeholt werden. In Österreich wird zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen Veranstaltungen unterschieden. Öffentliche Events sind allgemein zugänglich und bedürfen in der Regel einer Meldung bei der zuständigen Behörde.
Das kann zum Beispiel die Gemeinde oder der Magistrat sein, die Bezirkshauptmannschaft oder das Amt der jeweiligen Landesregierung. Die Veranstaltungsgesetze sind je nach Bundesland unterschiedlich geregelt.
Vorausschauende Planung
Bei der Organisation und Durchführung jeder Veranstaltung gilt es, im Vorfeld zahlreiche Fragen zu klären: Wo liegen mögliche Gefahrenpotenziale? Wie groß müssen die Räumlichkeiten sein? Wer sorgt vor Ort für einen sicheren Ablauf? Muss dafür eigens Sicherheitspersonal beauftragt werden? Wie steht es um den Brandschutz?
Wie kommen die Besucher zur Veranstaltung? Gibt es genügend Parkplätze? Eine durchdachte Planung mit Sicherheitskonzept ist die Basis für jedes gelungene Event. Auch wenn nicht immer rechtlich vorgeschrieben, ist ein Sicherheitskonzept sinnvoll. Darin enthalten ist optimalerweise auch ein Notfallplan. Denn im Ernstfall müssen Notausgänge und Fluchtwege bestehen, rasch gefunden werden und Erste-Hilfe-Personal vor Ort sein.
Budget einkalkulieren
Ein Sicherheitskonzept zu erstellen und umzusetzen, ist mit viel Arbeit verbunden. Bei Großveranstaltungen kann es hilfreich sein, diese an Experten mit ausreichend Know-how und Erfahrung auszulagern. Trotzdem macht es Sinn, sich als Veranstalter nicht zurückzulehnen, sondern von Anfang an in den Ablauf miteingebunden zu sein.
So ist man mit dem eigenen Sicherheitskonzept vertraut und bewahrt im Ernstfall den Überblick. Neben den finanziellen Kosten sollte man auch ausreichend viel Zeit für die Sicherheit einer Veranstaltung einplanen. Immerhin geht es um das Wohlergehen von Mitarbeitern, Besuchern, Teilnehmern, Anrainern sowie Künstlern und Vortragenden – und letztendlich auch um das eigene.
Risiko minimieren
Wer eine Veranstaltung möglichst gut über die Bühne bringen möchte, minimiert bereits vorab alle Risiken so gut es geht. Es müssen unter anderem bauliche, technische, organisatorische oder personelle Maßnahmen getroffen werden, um potenzielle Gefahrenquellen auszuschalten. Auch Detail-Entscheidungen können dabei eine wesentliche Rolle spielen, etwa die Verwendung von Plastikbechern statt Gläsern.
Werden alle nötigen Vorkehrungen getroffen, bleibt naturgemäß stets ein Restrisiko. Diese lässt sich in der Regel mit einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung abdecken. Damit ist das finanzielle Risiko des Veranstalters verringert. Denn üblicherweise wird dieser bei Schäden, die er zu verantworten hat, zur Haftung gezogen.