Markus Poller, CEO von OPTIMAL SYSTEMS Österreich, spricht im Interview über die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für Unternehmen.
Markus Poller
CEO von OPTIMAL SYSTEMS Österreich
Weshalb ist die Nutzung der digitalen Signatur in Verbindung mit einem DMS sinnvoll?
Unser DMS enaio® unterstützt Unternehmen bei der zentralen Verwaltung und automatisierten Ablage aller Arten von Dokumenten. Zusätzlich können Verträge mittels Vorlagen einfach erstellt, freigegeben, signiert und rechtssicher archiviert werden. enaio® protokolliert alle Geschäftsprozesse – von der Klassifizierung von Dokumenten bis zum Einhalten von Terminen und Fristen. Das Ergebnis ist ein übersichtliches Dokumentenmanagement über alle Phasen.
Für die digitale Signatur von Verträgen bietet enaio® standardisierte Integrationen von allen führenden Signaturlösungen wie DocuSign, MOXIS, AdobeSign und sproof, sodass Medienbrüche verhindert werden.
Welche anderen Bereiche können mit einem DMS abgedeckt werden?
enaio® dient als unternehmensweites Informationsmanagementsystem und deckt alle Unternehmensbereiche ab. Dazu gehört der gesamte Lebenszyklus von Informationen und Dokumenten. Von der Erfassung und Indexierung über das Verwalten und Managen mit Workflows bis hin zur direkten DSGVO-konformen Archivierung mit definierten Löschfristen. Eine beliebte Kundenlösung ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, bei der Rechnungen KI-gestützt ausgelesen- und mit Bestellungen aus dem ERP-System abgeglichen werden. Die digitale Personalakte hält alle Dokumente und Informationen der Mitarbeitenden an einem Ort bereit: Bewerbungen, On- und Offboarding, Arbeitsverträge, Reisekostenabrechnungen, Lohnzettel, Urlaubsanträge. Darüber hinaus bieten wir maßgeschneiderte Branchenlösungen mit einer Vielzahl an Projektakten, wie beispielsweise Maschinen,- Bau,- und Produktakten.
Welche Vorteile ergeben sich daraus für Unternehmen?
enaio® wurde entwickelt, um Zeit und Kosten zu sparen und die Produktivität zu steigern. Der hohe Grad an automatisierten Abläufen mittels Workflows erleichtert den Arbeitsalltag nicht nur in der Auffindbarkeit von Informationen, sondern trägt dazu bei, dass die Zusammenarbeit in Unternehmen effizienter gestaltet wird. Darüber hinaus bietet enaio® eine Out of the Box Integration in Microsoft Office 365, sodass Dokumente und E-Mails direkt bearbeitet und beim gewünschten Kunden oder Projekt mit einem Klick abgelegt werden können. Schnittstellen zu allen gängigen ERP-Systemen sind ebenfalls verfügbar.