Digitalisierung im Facility Management heißt, Abläufe, Prozesse und Dienstleistungen einfacher, günstiger, transparenter und nachvollziehbarer zu gestalten. Optimale CAFM-Systeme ergänzen die betriebsinterne IT und sind benutzerfreundlich aufgesetzt.
Facility Management hat vielschichtige Aufgaben zu bewältigen, um unternehmerische Liegenschaften optimal zu verwalten. Gerade in großen Firmen sind die Wege oft lang und umständlich. Dank der Digitalisierung steht heute Computer-Aided Facility Management (CAFM) unterstützend zur Seite: Eigens erstellte Computerprogramme verwalten in einer Datenbank alle nötigen Informationen zum Gebäudemanagement.
Integration ins betriebliche IT-System
CAFM-Systeme können in unterschiedlichen Branchen wirksam eingesetzt werden, von Industrie bis Dienstleistung, von Veranstaltungsmanagement bis Gesundheitswesen. Das jeweilige CAFM-System wird im Idealfall in die betriebliche IT-Landwirtschaft integriert. Dadurch tauscht es sich laufend mit anderen betriebsrelevanten Systemen aus. So entstehen leistungsfähige IT-Werkzeuge, die Abläufe digitalisieren und betriebliche Prozesse vereinfachen.
Information per Mausklick
Die Daten werden von unterschiedlichen Personengruppen innerhalb des Betriebs genutzt. Ein Beispiel: Einem Büromitarbeiter fällt eine kaputte Lampe in der Kaffeeküche auf. Der Mitarbeiter öffnet das CAFM-System auf seinem PC und melden per Mausklick den Schaden. Sekunden später ist der Reparaturauftrag vom Verantwortlichen im Gebäudemanagement beziehungsweise von einer externen Servicefirma abrufbar und kann sofort ausgetauscht werden.
Mittels Auftragsverfolgung lässt sich nachvollziehen, ob und wann die Reparatur erledigt wurde.
Vorteile von CAFM-Systemen
Durch den Einsatz von CAFM-Systemen werden nicht nur Abläufe und Prozesse effizienter gestaltet. Gleichzeitig werden Kosten gespart, die Nutzungsqualität der betrieblichen IT-Systeme wird gesteigert, Arbeitsvorgänge werden überwacht, die technische Verfügbarkeit von Anlagen wird gesichert und ein langfristiger Werterhalt ermöglicht. Zudem werden Aufwendungen und Leistungen transparent abgebildet, die betrieblichen Vorgänge werden optimal dokumentiert.
Bei der Installation eines CAFM-Systems sollte unter anderem darauf Wert gelegt werden, dass das System nahtlos in die Unternehmens-IT integriert wird und Schnittstellen zu anderen IT-Systemen gelegt werden können. Bei Bedarf sollte auf die individuelle Anpassungsfähigkeit geachtet werden. Auch eine einfach bedienbare Benutzeroberfläche sowie einen professionellen technischen Support sollte das CAFM-System beinhalten.